Tekstiä voidaan elävöittää ja havainnollistaa kuvioiden, kuvien, taulukoiden ja kaavojen avulla. Jos kuvio, kuva tai taulukko on lähteestä, merkitään lähde otsikkoon (selitetekstiin). Suunnitteluprosessia kuvattaessa tai kuva-analyysejä tehtäessä piirrokset, luonnokset, mallinnukset ja valokuvat ovat olennainen osa raporttia. Tällaisen havainnollistavan aineiston sisältämää tietoa käsitellään myös itse tekstissä, jossa tulee olla viittaus kyseiseen kuvioon, kuvaan tai taulukkoon. Käsittelyn tulee olla luonteeltaan tulkitsevaa eikä pelkästään kuvioiden, kuvien ja taulukoiden tietosisältöä toistavaa. Seuraavissa esimerkeissä havainnollistetaan kuvion ja taulukon tekstiviittausta kahdella vaihtoehtoisella tavalla:
Viitattaessa tekstissä kuviin, kuvioihin ja taulukoihin ne kirjoitetaan pienellä, jos ne eivät ne aloita virkettä.
Värejä voidaan käyttää työn elävöittämisessä ja tietosisällön esilletuomisessa. Mikäli värejä käytetään, pitää tietosisältö on ymmärrettävissä myös mustavalkoisena. Kuviot tai taulukot voidaan kehystää tai jättää kehystämättä, kunhan valittua käytäntöä noudatetaan säännönmukaisesti.
Kuvien, kuvioiden ja taulukoiden muotoilussa on muistettava myös saavutettavuus. Saavutettavuus on ohjeistettu mallipohjissa.
Jos kuvia, kuviota ja taulukoita on paljon, niistä on suositeltavaa tehdä sisällysluetteloon erillinen kuva-, kuvio- ja taulukkoluettelo. Tarkempi ohjeistus kuvien, kuvioiden ja taulukoiden merkitsemisestä sisällysluetteloon annetaan kohdassa Kirjallisten töiden ulkoasu - Sisällysluettelo.
Kuvioita ovat esimerkiksi viiva-, pystypylväs-, vaakapylväs- ja piirakkakuviot sekä kartat ja piirrokset. Valokuvat nimetään kuviksi. Kuvioiden ja kuvien ryhmään kuuluvat siis kaikki muut havainnollistamiskeinot paitsi taulukot.
Kuviin, joihin opiskelijalla itsellään on tekijänoikeus, merkitään selitetekstiin (otsikkoon) opiskelijan oma nimi normaalin viittauskäytännön mukaan (kuva 1). Myös CC-lisenssi lisätään. Käytä apuna lisenssinvalintakuviota. Huom! Käytä tekemissäsi tai ottamissasi kuvissa samaa lisenssiä kuin koko opinnäytetyössä.
Kuva 1. Asiakaspalautetta kerättiin eri värisillä lapuilla (Mäkinen, 2023, CC BY-NC-SA 4.0).
Piirroksia ja kuvia voi sähköisesti käyttää, jos siihen on tekijän antama lupa tai on tekijänoikeus käytettävään kuva-aineistoon (esimerkiksi omat kuvat ja piirrokset, Microsoft-ohjelmien kuvapankit, ellei käytetä kolmannen osapuolen palveluissa (esimerkiksi Theseus)). Kopioston kulloinkin voimassa olevasta skannauksen ja internetissä olevan aineiston käytön digiluvasta tiedotetaan ja siitä on lisätietoa SeAMKin Intrassa. Kopioston digiluvalla ei saa kuitenkaan kopioida tai skannata sellaista aineistoa, jonka kopioinnin ja käytön oikeudenomistaja on kieltänyt. Kopioston lupa ei mahdollista avointa julkaisemista internetissä (esimerkiksi opinnäytetyöt). Tämän ohjeen lähdeluettelossa on mainittu muutamia perusteellisia verkkolähteitä kuvioiden, kuvien, kuvakollaasien yms. tekijänoikeuksista (Art University Copyright Advice, 2012; IPR University Center, i.a.; Toikkanen, 2012). Kirjaston hankkimien tietokantojen käyttöoikeuksista löytyy lisätietoa e-kirjastosta (klikkaa ©-kuvaketta)
Kuvia voi vapaasti ottaa sellaisista lähteistä, joissa on selvästi ilmaistu, että ne ovat tekijänoikeusvapaita. Jos on mainittu, että aineisto on julkaistu ns. Creative Commons -oikeudenluovutuksin, on kuva-aineisto yleensä käytettävissä. CC-oikeuksien määrittely on kuitenkin hyvä tarkistaa vielä erikseen. Lisätietoa CC-lisenssin sallimista oikeuksista löytyy Creative Commons Suomi -sivuilta ja Creative Commons -lisensointi opinnäytetöissä -ohjeesta.
Myös kuvakollaaseihin, jotka on koottu tekijänoikeuden alaisesta materiaalista, tarvitaan yleensä kaikkien sen yksittäisten osien, teosten, tekijänoikeuden haltijoiden lupa (ks. edellinen kappale).
Kuvan alkuperän ja tekijänoikeudet voi selvittää esimerkiksi Googlen käänteisellä kuvahaulla.
Erilaisista kuvalupamahdollisuuksista on tässä luettelossa lisätietoa.
Tekoälysovelluksella tuotettujen kuvien osalta tulee selkeästi ilmoittaa, että sisältö on keinotekoisesti tuotettu. Kehote merkitään aina kuvan otsikkoon (selitetekstiin).
Kuva 2. Kuva luotu kehotteella "tee minulle kuva, jossa nalle seikkailee korkeakoulussa" (Copilot, 2024).
Kuviot ja kuvat numeroidaan juoksevasti omiksi sarjoikseen ja otsikoidaan. Kuvioihin ja kuviin merkitään myös lähdeviite, ja lähde merkitään lähdeluetteloon. Seliteteksti eli kuvion tai kuvan numero, otsikko ja lähdeviite tulevat kuvion tai kuvan alapuolelle rivivälillä 1 ja tekstin loppuun tulee piste (kuvio 1). Kuviossa 1 on käytetty lähteestä peräisin olevaa tietoa, jolloin merkitään lähde näkyviin. Kuviin ja kuvioihin lisätään myös vaihtoehtoinen teksti. Kuvioiden ja kuvien lisääminen on ohjeistettu mallipohjissa.
Kuvio 1. E-aineiston elinkaari kirjaston kokoelmassa (soveltaen Weir, 2012, s. 18).
Kuvioiden on oltava itsenäisesti luettavia kokonaisuuksia. Kuviot nimetään kuvaavasti, selitetekstiä (otsikkoa) ei laiteta kuvion sisälle, vaan se on ainoastaan kuvion nimessä. Kuviossa on oltava selitteet, esimerkiksi mittayksiköt ja aineiston koko niin, että kuvio on itsenäisesti luettava kokonaisuus (kuvio 2). Jos kuvio on opiskelijan omasta aineistosta, opiskelijan nimeä ei merkitä lähteeksi. Aineiston koko tulee merkitä näkyviin (n=?).
Kuvio 2. Leivän päällä käytetyn rasvan laatu sukupuolen ja iän mukaan (%) (n=1709).
Taulukoiden avulla esitetään yleensä numeromuodossa olevaa tietoa. Myös sanallista tietoa sisältäviä taulukoita voidaan laatia. Laadi taulukot Wordin omalla taulukkotyökalulla. Taulukot numeroidaan juoksevasti ja otsikoidaan. Juokseva numerointi ja seliteteksti (otsikko) lisätään tekstinkäsittelyohjelman omalla toiminnolla. Aineiston koko tulee merkitä näkyviin (n=?).
Taulukon seliteteksti (otsikko) merkitään taulukon yläpuolelle. Taulukoihin merkitään myös lähdeviite ja lähde merkitään myös lähdeluetteloon, jos taulukkotiedot eivät ole opiskelijan omasta aineistosta. Taulukkonumero, seliteteksti (otsikko) ja lähdeviite kirjoitetaan rivivälillä 1 ja tekstin loppuun tulee piste. Taulukoiden lisääminen on ohjeistettu mallipohjissa.
Taulukko 1. Seinäjoen korkeakoulukirjaston aineistomäärät 2011 - 2014 (Tieteellisten kirjastojen tilastotietokanta, i.a.).
| Aineisto | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 |
| Kirjoja | 124 341 | 117 662 | 92 636 | 90 047 |
| E-kirjoja | 70 330 | 329 501 | 328 476 | 493 656 |
| Lehtiä | 829 | 718 | 492 | 456 |
| E-lehtiä | 11 061 | 10 065 | 11 580 | 13 263 |
Sama asia voidaan usein kertoa sekä kuvion että taulukon avulla. Esitysmuodonvalintaa kannattaa harkita. Kuvioiden ja taulukoiden otsikot tulee laatia niin, että lukijan ei tarvitse perehtyä varsinaiseen tekstiin ymmärtääkseen taulukon tai kuvion tietosisällön. Lisätietoja kuvioiden ja taulukoiden laatimisesta saa esimerkiksi Hirsjärven ym. (2009) sekä L. ja J. Karjalaisen (2009) teoksista.
Kaavat numeroidaan erikseen juoksevasti raportin alusta loppuun. Kaavan numero ilmoitetaan suluissa kaavan oikealla puolella. Kaavat ja selittävät symbolit sisennetään siten, että kaikki kaavat ja selittävien symbolien luettelot alkavat samasta kohdasta. Kaavoissa käytetään tyyliä Kaava. Seuraava esimerkki havainnollistaa kaavan asettelua tekstiin:
Katon lumikuorma s määritetään kaavalla (Suomen Standardisoimisliitto (SFS), 2015, s. 28)
(1)
Missä
µi on lumikuorman muotokerroin
sk on maassa olevan lumikuorman ominaisarvo
Ce on tuulensuojaisuuskerroin (1,0 tai 0,8)
Ct on lämpökerroin, jonka arvo on tavallisesti 1,0
Tekstissä ao. kaavan viitataan seuraavasti:
Katon lumikuorma lasketaan kaavasta (1), mihin …
Myös kemialliset reaktiot esitetään sisennettyinä ja numeroituina. Reaktioyhtälöiden numeroinnissa käytetään tavallisten numeroiden lisänä kirjainta R, esimerkiksi R1, R2, R3.