Lähteiden käyttö on keskeinen osa erilaisten harjoitus- ja projektitöiden sekä opinnäytetyön tekemistä. Lähteet voivat olla esimerkiksi ammatti- ja tutkimuskirjallisuutta, ammatillisten ja tieteellisten aikakauslehtien artikkeleita, säädösaineistoa, standardeja, opinnäytetöitä, haastatteluja, sähköpostiviestejä, erilaisista verkkolähteitä ja vaikkapa jonkin organisaation sisäisiä dokumentteja. Näitä erilaisia tiedonlähteitä tarvitaan esimerkiksi käsitteiden määrittelyyn, teoreettisen viitekehyksen rakentamiseen, aikaisempien tutkimustulosten selville saamiseen ja niiden vertailuun sekä esimerkiksi opinnäytetyön tutkimusmenetelmien valintaan. Lähteitä ei pidä sekoittaa systemaattisesti jollakin menetelmällä analysoitavaan tutkimusaineistoon.
Lähteitä tulee käyttää niin, että työstä ei muodostuisi eri lähteistä kerättyjen tiedonmurusten sirpalemainen referaattikokoelma. Hyvä tiedonlähteiden käyttäjä arvioi, vertailee ja kommentoi eri lähteistä löytyneitä ja tarkastelee niitä oman työnsä tavoitteen ja tutkimusongelman näkökulmasta.
Lähteiden käyttöön ja lähdekritiikkiin opastavat mm. Kniivilän ym. (2017) ja Hirsjärven ym. (2009) teokset.
Tekstiviitteet ohjaavat lukijan lähdeluetteloon, josta löytyvät tiedonlähdettä koskevat tarkat julkaisutiedot. Tekstiviitteiden ja lähdeluettelon on vastattava toisiaan. Jokaisen tekstissä viitatun lähteen tulee löytyä lähdeluettelosta täsmälleen samassa muodossa sen sanan kohdasta, joka tekstiviitteeseen on kirjoitettu ja jokaisesta lähdeluettelossa olevasta lähteestä tulee olla viittaus tekstissä. Tekstiviitteet ja lähdeluettelomerkinnät kannattaa tehdä sitä mukaa kun työ etenee. Niiden tekeminen jälkikäteen on erittäin työlästä.
Lähteiden käytössä tulee muistaa, että lähteitä ei lainata suoraan, vaan niissä olevat asiat ja ajatukset esitetään omin sanoin. Suoria lainauksia voidaan käyttää vain poikkeustapauksissa. Suorien lainausten käyttö on hyväksyttävää esimerkiksi silloin, kun jokin asia on alkuperäisessä tekstissä ilmaistu niin hyvin, että sen muokkaaminen toiseen muotoon voi jopa vääristää sen asiasisältöä. Myös lakeja, asetuksia, direktiivejä ja standardeja voidaan lainata suoraan.
Asiakeskeistä viittaamista käytetään silloin, kun esitetään tosiasioita, joihin ei liity tulkintaa tai mielipiteitä tai jotka eivät ole sidoksissa kirjoittajan näkemyksiin tai mielipiteisiin. Tekijäkeskeistä viittaamista käytetään puolestaan silloin, kun esimerkiksi vertaillaan eri tutkijoiden saamia tuloksia keskenään tai esitetään jonkun henkilön näkemystä tai mielipidettä .
Lähdeviitteiden avulla kirjoittaja ilmaisee, mitä lähteitä hän on työssään käyttänyt. Ne osoittavat, milloin on kyse kirjoittajan omasta ajattelusta ja milloin on kyse tiedosta, joka on saatu muualta. Tekstistä tulee siis koko ajan käydä ilmi, mikä on kirjoittajan omaa osuutta ja mikä on käytettyihin tiedonlähteisiin perustuvaa tekstiä. Lähteiden ilmoittamatta jättäminen on tekijänoikeusrikos. Opinnäytetyöt tarkistetaan plagiaatintunnistusohjelman avulla. Ohjelma tekee tekstivertailun ja antaa raportin, josta opettaja tulkitsee mahdollisen lähteiden luvattoman lainauksen. Plagiaatintunnistuksen menettelytavat ja opiskelijan ohje löytyvät SeAMKin Intrasta.
Vaikka lähdeviitteiden käyttö on keskeistä tutkimuskirjoittamisessa, yleisesti tunnettuihin faktoihin ja loogisesti pääteltävissä oleviin asioihin viittaaminen ei kuitenkaan edellytä viittausmerkintää. Tunnettuja faktoja ovat esimerkiksi Suomen liittyminen Euroopan Unioniin vuonna 1995 tai se, että ilmastonmuutokset ovat herättäneet vilkasta keskustelua maailmanlaajuisesti.
Lähdeviitteiden merkitsemistapoja on useita, esimerkiksi tekstiviitteet ja alaviitteet. Merkitsemistapa vaihtelee tieteenaloittain ja oppilaitoksittain. Seinäjoen ammattikorkeakoulussa käytetään APA 7 -järjestelmään perustuvaa käytäntöä, jossa käytetyt lähteet merkitään tekstiviitteillä. Viittausohjeet on koottu Publication manual of the American Association -oppaaseen, osa viittaussäännöistä ja esimerkeistä löytyy myös verkkosivuilta.