Kaikki oppaat / All guides: Avoin TKI-toiminta: SeAMK-opas: Aineistojen tallentaminen, organisointi ja tietoturva

Aineistojen tallentaminen ja organisointi

Hankkeessa kerätyn aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt

auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken
varmistavat, että aineistot ovat löydettävissä ja käytettävissä tarvittaessa vielä hankkeen jälkeenkin

Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon luottamuksellisuus.

Tällä sivultä löydät tietoa tiedostojen hallintaan sekä aineistojen tallentamiseen ja tietoturvaan liittyvistä asioista.

SeAMKin tietoturva- ja tietosuojaohjeistus löytyy SeAMK Intrasta.

Tiedostojen hallinta

Tiedostojen organisointi ja nimeäminen

Nimeämiskäytännöt on hyvä suunnitella ja sopia projektin alussa
Nimeämisen tulee olla johdonmukaista ja selkeää
Nimien ei tulisi olla liian pitkiä kuin ei myöskään liian lyhyitä
Hyvä tiedostonimi on loogisesti jäsennetty ja se kertoo sisällöstä (esim. projektin nimi, aineiston nimi, tekijä, pvm vuosi-kk-pv versionumero)
Käytä tarvittaessa lyhenteitä. Lyhenteiden merkitys tulee dokumentoida, jotta lyhenteet ovat ymmärrettävissä.
Vältä erikoismerkkejä

Systemaattinen aineistojen organisointi ja dokumentointi helpottavat hankkeen aineistojen löytymistä ja käyttöä hankkeen aikana ja luovat edellytykset myös aineistojen mahdolliselle jatkohyödyntämiselle.

Tiedostomuodon (tiedostoformaatin) valinta

Tiedostomuodon valinta kannattaa tehdä varhaisessa vaiheessa, jotta vältytään esimerkiksi turhilta formaatinmuutoksilta.
Tiedon siirtäminen formaatista toiseen ei yleensä onnistu täydellisesti, jotain tietoa saattaa hävitä, esim. tekstin muotoilut, taulukoiden tietosisältö, kuvien resoluutio tai äänenlaatu.
Tiedostomuodon tulisi olla sellainen, joka on käytettävissä mahdollisimman pitkään. Kokonaan ohjelmistoriippumattomia tallennusformaatteja ei kuitenkaan ole tarjolla.

Yleisiä tiedostoformaatteja, joita useimmat eri ohjelmistot tukevat:

Teksti:
txt, .odt., .rtf, .csv, PDF/A, .html,.xml

Kuva: jpeg, tiff, png, dng

Video: MPEG-4 (.mp4), dpx

Ääni: FLAC, aif, aac

Lisätietoja:

Dokumentointi

Aineiston hyvällä dokumentointilla varmistetaan aineiston ymmärrettävyys. Dokumentointavia asioita ovat mm.

miten aineisto on kerätty
miten sitä on käsitelty, kuka ja milloin
käytetyt laitteet ja ohjelmistot
muuttujien arvot
käytetyt koodit ja lyhenteet
eri versioiden hallinta
laadunvarmistusprosessit
muu tieto, jolla varmistat aineiston ymmärrettävyyden

Datan yhteyteen on hyvä tehdä erillinen readme.txt-tiedosto, jossa kokonaisuus ja dokumentointi on kuvailtu.

Tiedostojen tallentaminen ja tietoturva

Tiedostojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat mm. hankkeen toimijoiden yhteistyötarpeet, tiedostojen koko ja luonne sekä tietoturvaan liittyvät seikat.

Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluontoisesta aineistosta.
Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.
Myös varmuuskopiointi on osa tietoturvaa.
SeAMKin tietoturva- ja tietosuojaohjeistus löytyy SeAMK Intrasta.

SeAMKin verkkolevyasema	Oma verkkolevyasema (M-asema)	Turvallinen säilytyspaikka ja sen sisältö varmuuskopioidaan säännöllisesti.
Pilvipalvelut	Esim. Office 365 ja Google Drive, mahdollistavat aineistojen tallentamisen yli organisaatiorajojen ja helpottavat täten aineistojen yhteiskäyttöä.	SeAMKin tietoturvaohjeistuksen mukaan pilvipalveluihin ei tule laittaa esimerkiksi opintosuorituksia, opiskelijoiden arviointeja, tutkimussuunnitelmia, henkilötietoja, liike- tai ammattisalaisuuksia arkistointi- tai säilyttämisvelvollisuuden alaiset aineistoja tai muita aineistoja, joihin liittyy tietoturvariski. Katso SeAMKin ohjeet: Henkilötietoaineistojen käsittely IT-järjestemissä Korkeakoulujen yhteinen arviointiryhmä on koonnut arviointisivuston, jossa on arvioitu eri pilvipalveluiden tietoturvan tasoa ja palvelun soveltuvuutta käytettäväksi organisaation toiminnassa. Arviointisivuston osoite: pilviohje.eduuni.fi
Kansalliset palvelut	IDA - tutkimusdatan säilytyspalvelu Fairdata-palvelukokonaisuuteen sisältyvä tutkimusdatan säilytyspalvelu. Soveltuu hankkeen aikaiseen datan tallentamiseen ja datan jakamiseen käyttäjien kesken. Myös valmis data voidaan säilyttää IDAssa muuttumattomassa tilassa. eDuuni Eduunin asiakkaita voivat olla koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kohdealueella toimivat organisaatiot tai verkostot. ePouta - CSC:n palvelu sensitiivisen datan käsittelyyn	Ei sovellu arkaluontoisia henkilötietoja tai biometrisiä tunnisteita sisältävälle datalle eikä myöskään raskaassa käytössä olevalle laskentadatalle tai jatkuvasti muuttuvalle datalle. Korkeakouluille on varattu IDAaan maksuttomat säilytyskiintiöt. IDAn käyttöoikeuksia myöntävät korkeakoulujen IDA-yhteyshenkilöt. SeAMKin IDA-yhteyshenkilö on Seliina Päällysaho. Sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö, joka mahdollistaa joustavan ja turvallisen yhteistyön yli organisaatio- ja ekosysteemirajojen. Maksullinen.